身に付けないと損をする！？『仕組み化』思考を習得しよう
医療・介護従事者のあなたに身につけて欲しいビジネススキルとして、
『仕組み化思考』があります。
私は、この『仕組み化』思考を身につけることで、管理者として現場の業務改善がとてもやりやすくなりました。
どんな業務にもムダやダブりがあり、それが積もり積もって大きな時間の浪費になります。
あなたと一緒に働く仲間の時間を浪費することは、管理者・リーダーとして絶対に避けなければならないことです。
仲間がムダな作業に時間を持って行かれることで、
『なんで、私たちはこんな仕事させられてるんだろう・・・？』
と彼らのモチベーションは下がってしまいます。
また、患者さんや利用者さんのために使う時間がなくなることで、
サービスの質の低下にもつながります。
こういった事態を避ける上で、『仕組み化思考』はあなたの強い味方になってくれます！
今回は『仕組み化思考』とは何なのか、
実際の現場でどのように展開していくのかをご紹介したいと思います。
仕組み化思考を身につけて、
あなたの仕事の効率を高め、あなたと一緒に働く仲間のことも守れるようになりましょう！！
仕組み化の鬼になろう！
『仕組み化思考』とは
『業務を整理し、ムダなやダブりを省くことで効率を上げようとする』考え方です。
ここまでは、あなたにも理解していただけると思います。
しかし、もっと厳密に＆大胆に定義をするならば、
『できるだけ面倒くさいことはしたくないよね！！』
『面倒くさいことはしたくないから、面倒くさい仕組み化だけは、あえて頑張ろう』
という考え方であると言えます。
これは投資と同じ考え方です。
一般的に投資とは、
お金（資産）を投資して、お金（＝リターン）を得ようとする試みのことを言います。
これが、仕組み化では、
時間・労力（＝資産）を投資して、時間・労力（＝リターン）を得ようとしているだけのことなのです。
よって、両者は見た目は違っていても、やっている本質は同じだと言えるのです。
本質が同じなので、仕組み化には投資で言えることがそのまま当てはまります。
『始めるならば、早いほうがいい』、
『初期投資を恐れないからこそ、後でのリターンが大きい』、
『投資の効果を測定しながら、効果判定をすべし』
これらはすべて、投資にも仕組み化にも共通して言えることです。
他にもあなたが投資に関して思いつくことは、大抵仕組み化に当てはめることができますよ！
『仕組み化とは、投資活動である』ということが理解していただけたでしょうか？
それでは次に、仕組み化思考を実際の仕事で活用していく際の
考え方や実際例をご紹介していきましょう！
仕組み化の基本は、成功体験のシェアから始まる！
仕組み化をする際に思いつくのが、
『ムダやダブりを解消する仕組みを作ろう！』というものです。
ムダやダブりがある状態とは、
いわば『業務における負債がある状態』なので一刻も早く解消しなければなりません。
しかし、この作業は比較的簡単に行うことができます。
なぜなら、『ムダやダブり』あなた以外のスタッフでも気づくことができるからです。
そして、そこに大きな時間や労力の浪費があるならば、何とかしようという心理が働くため、
組み化を図っていくのに協力やアイデアを得やすいとも言えます。
私がここで提案したいのは、業務の『負債を返済すること』ではなく、『資産を増やすこと』です。
『マイナスをゼロにする』ことだけでなく、
『ゼロから1、1から100』を生み出すことであなたの能力を証明していきましょう！
具体的にどうするかというと・・・
『あなたや仲間の成功体験を仕組み化できないか？』と考えるのです。
あなたや同僚のスタッフには、少なくともいくつか成功体験があると思います。
普段なら『よくあんな結果が残せたね！すごいね！』、『今回は上手くいって良かったね！』
で終わらせているところを一歩進んで・・・
『同じ結果を私や他のスタッフでも出せるようになるには、どうすれば良いかな？』
と考えるのです。
実際に成功体験を仕組み化して、全スタッフでシェアするには、
『なぜ上手くいったのか？』を考えることから始めます。
もっと言えば、どんなロジック（論理）があったから結果を残せたのかと仮説を立てるのです。
このロジックの抽出に成功すれば、
そのロジックを使れば誰でも同じ結果を残せるようになります。
仮にロジックに間違いがあって、仕組み化の効果がなく他のスタッフが結果を残せないなら、
『仮説として抽出したロジックのどこかが違っていたのかもしれない！』と再検証し、
仕組み化をやり直せばいいのです。
あなたが管理者やリーダーなら、
上手くいった同僚や後輩の働きぶりをみて感心するだけで終わらずに、
『なんであの子は、結果を出せたんだろう？何がほかの子と違うんだろう？』と考え、
実際に、スタッフにインタビューしてみてください。
インタビューする中で、そのスタッフが持っているロジックが見えてきますよ！
ちなみに、はじめの頃は私は後輩から、良い所を教わろうとすることが、
なんだか『負けた』ような気がして、あまり上手にインタビューできませんでした。
でも、ある時、吹っ切れて『後輩と張り合った方がストレスフルだわ！』と悟ってからは
後輩の良い所を見つけるたびに、ドンドン聞き込みが出来るようになりました。
話を聞いていると、一人一人の後輩が持っている個性や独自の視点を教わることが出来き、
『こいつ、すごいなぁ！』と後輩を一人の人間として尊敬できるようになりました。
このサイトを見て頂いているあなたは、私のようにひねくれていないと思いますが、
もし同じような心境なら、ちょびっと勇気を出して部下や後輩の成功体験に
耳を傾けてみてください！きっと色んな発見がありますよ！
仕組み化できるものは、逃さない！
『仕組み化思考』を身に付ける上で、あなたの天敵は『慣れ』です。
『この業務は、こういうもんだから・・・』と『慣れ』てしまうと、
その業務に対して何も感じなくなります。
あなたがこの心理状態になってしまうと、『仕組み化しよう！』という気持は起こらなくなります。
そのため、あなたは『慣れ』を追放し、
『今より少ない労力で、同じ(またはそれ以上の)結果を残すことはできないか？』
『今の半分の時間・労力で仕事は出来ないかな？』
と仕組み化できるものは徹底的に仕組み化する意気込みを持ちましょう！
一番危険なのは、ある程度業務の仕組み化が進んだ時です。
『ふぁ〜！なかなか時間かかったけど、仕組み化が進んだなぁ！』
と満足してしまったとき、あなたの『仕組み化思考』は停止してしまいます。
頑張って仕組み化を進めた自分を褒めてあげることは素晴らしいことなので、
ある程度、自分を褒めてあげたら、次は気を引き締め直して
『仕組み化』レーダーの感度を保つようにしてくださいね！
業務をチェックリスト化してみよう！
私は『仕組み化思考』を学ぶ過程で、
尊敬する経営者の方がチェックリストを作成することを重要視しているということを知りました。
彼は、私が『仕組み化の師匠』だと思っている人物なのですが、
業務の全行程・スケジュールに始まり、旅行の準備物品まですべてをチェックリスト化されています。
『チェックリストがあれば、「次は何するんだっけ？」がなくなる』と彼は言い切ります。
私は彼のやり方に感心し、業務内容は出来る限りチェックリスト化するようにしています。
以下に実際に私が業務で作成したチェックリストを載せてみますね！
チェックリストを作る前までは、
これらすべての過程をスタッフ個人個人の頭の中の記憶に頼っている状態でした。
そのため、業務のモレがいくつかあり、常に・・
『ねぇ、あれやった？』
「あっ！しまった！やってないです！今すぐやりますね！」
と言う会話が事業所内で繰り返されていました。
チェックリスト化を図ることで、結果として業務のモレがなくなり、
チェックリストで全体像を把握することで時間配分が出来るようになり、
業務に追われることもなくなりました。
さらに、女性スタッフが産休で休みに入った際でも、大きな混乱なく引継ぎが可能でした。
なんといっても、『このチェックリスト通りにやったら何とかなるよ！』で終わるのですから！
あなたの業務でチェックリスト化できそうなものはあるでしょうか？
『チェックリスト作るのが面倒なのよねぇ』と言っていては、仕組み化思考は身に付きません。
『あえて面倒なことをやることで、今後の面倒をなくす』のが仕組み化の神髄なのです！
やってみれば、効果を実感してもらうことが出来ると思います！
『何回もやるの面倒くさいよ?』を見逃さない！
今回は『仕組み化思考』を身に付けるフレームワークをご紹介しました。
大切なのは、一緒に働く仲間の『時間・労力』という資源の無駄遣いを止めて、
投資に回そうとする考え方・姿勢です。
投資活動が上手く回り始めれば、仕組み化にかけた労力が『報われる』だけでなく、
考えも出来なかったような余裕が生まれはじめます。
そして、その余裕を使って、患者様や利用者様のサービスの質を高めれば、
あなたが仲間と提供するサービスの質がグングン向上していきますよ！
私は『面倒くさいから、頑張るか！』を合言葉に、今日も仕組み化レーダーを働かせています(笑)
ちなみに私は仕事をしていて、
『あ〜、またこの作業か。さっきも似たような作業やったし、毎月この業務やるのめんどくさいな』
と感じたら、それは仕組み化ポイントがある証拠だと考えています。
私にとって『面倒くささ』は、仕組み化レーダーが働く瞬間なのです。
あなたもここで紹介したフレームワークを使って、出来るところから少しずつでも仕組み化を進めみてくださいね！
何度も仕組み化に取り組んでいけば、あなた独自の仕組み化レーダーの感度も高くなりますよ！
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