『逆算思考』で始めるプロジェクトマネジメント
あなたはスケジュール管理が得意なタイプですか？
それとも、何かを始める時は無計画に出たとこ勝負のタイプですか？
物事の期日が決まっており、ゴールに向かってスケジュールを立てて
プロジェクトを進めていく一般のビジネスと違い、
あなたや私が働く医療・介護業界では、患者さん・利用者さんの状態に合わせてサービス内容を変化させていきます。
そのため、スケジュール管理をして、物事を進めていくという風潮が一般のビジネスマンと比較してやや弱いと言えます。
別に現場スタッフとして働く分には、それでも良いのですが、
あなたが管理者やリーダーとして働きだすと、
様々なプロジェクト管理や同僚のマネジメントをしなければなりません。
あなたがその立場になっても、
『私は今まで、出たとこ勝負で生きてきたの！さぁ、みんなも私について来るのよー！うふふー♪』
と言う姿勢を貫いたら、誰もあなたを信じてはくれませんし、ついてもきてくれません。
やはり、プロジェクトマネジメントやその基礎となるスケジュール管理ををする能力が求められます。
ちなみに私は、身体はすっかり大人（いや、おっさんに）になったのに、
スケジュール管理能力は、小学校の夏休みから成長しておらず、純粋な心を持った子供の頃のままでした。
そのおかげで、職場で初めて管理者になった時に、
あまりの業務の多さ、会議の頻度の多さ、会議までにやらなければならない宿題の多さに
追い詰められてしまい、発狂寸前になりました。
今回は、そんなスケジュール管理が苦手なあなたに、
時間の使い方の上手な人は、どんなフレームワークを用いて、
時間管理やプロジェクトマネジメントを行っているのかをご紹介します！
先ほど述べた通りの私も、この時間管理のフレームワークを学んでから、
人生が変わるほど時間の使い方が上手になりました！
あなたが、昔の私のように日々やるべき仕事に忙殺されているなら、ぜひこのフレームワークを活用してくださいね！
全てを逆算思考で考える
『時間管理の最も大切なポイントを一言で言え！』と脅されたら、
私は涙ながらに命乞いをしながら、『逆算思考で考えることです』と言います！
（そんな状況はないとは思いますが・・・たぶん）
そう、なんといっても『逆算思考』を使わずして、時間管理は語れないのです！
逆算思考とは、
『たどり着きたいゴールから逆算して、やるべきことを考える』
思考方法のことです。
時間管理やプロジェクトマネジメントが苦手な人は、『積み上げ式』で計画を立てていきます。
ゴールまでの手順が『A→B→C→目標達成』だとすると・・・
『Aをやって、Bをやって、それから・・・Cもやなきゃ！』という考え方をします。
私が夏休みの計画を立てるときも、こんな感じで計画を立ててました。
あなたはどうでしょうか？？
一方、『逆算思考』ができる人が計画を立てるときは・・・ 『1週間後には、こうなっていたいよね！』とゴールを明確にします。
『ってことは、Cをこの日程で仕上げよう。そのためには、Ｂはこの辺で終わらせなきゃいけないし、
ってことは、せめてAは初めの２日間で終わらせとかないとね！』
という考え方をします。
このように、逆算思考のスケジュール管理では、『現在』から『ゴール』までの期間を書き出して、
『ゴール』から出発してどんな日程（手順）で『現在』まで至るかを考えていくのです。
では、実際にどのようにして逆算思考に基づいた計画立案＆実行を行っていくのかをご紹介しましょう！
※ここでは、締切期限のある業務を全てプロジェクトと称します。
『上司に資料を提出する』、『経営戦略会議を行う』など見た目は違っても、
どちらでも逆算思考のスケジュール管理が有効なのです。
プロジェクトを進める際には、以下のようなステップを踏みます。
|
1、プロジェクトの締切期限を確認 2、プロジェクトのゴールを設定 3、自分の週間・月間スケジュールを確認 4、プロジェクトメンバーのスケジュールを確認 5、逆算思考で、シミュレーションする 6、シミュレーションの結果をもとに、計画を微調整 |
では、各要素のついて、説明していきましょう！
1、プロジェクトの締切期限を確認する
逆算思考のスケジュール管理の第一歩はなんといっても、プロジェクトの締切期限の確認です。
締切期限を確認することで、ゴールに至るまでの緊急度が明確にできます。
説明だけ聞くと、当たり前のように感じますが、
あなたは上司から仕事を引く受ける時に、
『この仕事はいつまでに終わらせれば良いですか？』と確認しているでしょうか？
私は部下に仕事を依頼する時に思うのは、『締切期限を確認されることが少ないなぁ』ということです。
『はい！できる限り早く終わらせますね！』と気合十分で仕事を引き受けてくれるものの、
締切期限を確認してこないスタッフに限って、いつまでも仕事が終わらなかったりします。
あなたが仕事を引き受ける時は期限を確認し、依頼する時は期限を教えてあげることを意識すると、
あなた自身と仕事を依頼した相手の仕事のパフォーマンスを上げることができますよ！
2、プロジェクトのゴールを設定する。
プロジェクトの締切期限が分かったら、次は『いつプロジェクトを完了するか』というゴールを設定します。
『締切期限がゴールじゃないの！？』とあなたは思うかもしれません。
でも、期限をギリギリにゴールを設定すると、不測の事態に対応することができません。
そのため、期限から逆算して、ある程度の余裕を持たせた日程にゴールを設定することで、予備日を設けるようにしましょう！
3、自分の週間・月間スケジュールを確認
続いては、あなたの週間・月間のスケジュールを確認しましょう！
スケジュールを見てみると、
公休日、予定が埋まっている日、ある程度まとまった時間の取れる日などを把握することができます。
ここでは、あなたが自由に使える時間、使えない時間を仕分けるつもりでスケジュールをチェックしていきましょう！
このようにすることで、あなたがプロジェクトの完了（＝ゴール）までにどれほどの余力があるのかが分かるようになるのです！
4、自分以外のプロジェクトメンバーのスケジュールを確認
この作業は、プロジェクトメンバーが複数名いる場合に行いましょう！
要領は前のステップと同じです。
あなた個人だけではなくチーム全体として、ゴールまでにどれだけの余力があるかを把握することで、
次のステップで行う『ゴールまでのシミュレーション』がしやすくなります。
5、逆算思考でシミュレーションする
ここまで、ゴールを設定し、ゴールに至るまでの余力や緊急度を把握してきました。
次に行うのは、逆算思考で『ゴール』から開始してどんな手順を踏んで『現在』までに至るのかを考えることです！
いきなり、あなたのスケジュールに手順を逆算しながら書き出しても良いのですが、
私は『逆算して必要な手順を考える』作業と『手順をスケジュールに落とし込んでいく』作業とを
分けることをオススメします！
というのも、実際にスケジュールに落とし込んでいく最中に、
『あっ！逆算で考えたら、この作業も必要だよね！そうそう、あれだってやらなきゃ！！』
と色々と追加の作業が見つかるので、その都度落とし込んだスケジュールを修正するのは手間がかかるからです。
具体的には・・・
まず日程は無視して『逆算して必要な手順を考える』ことから始めましょう！
ゴールの状態から現在の状態を引き算して、何が足りないか、何をするべきかを考え、
ゴールまでに経るべきステップを全て洗い出していくのです！
この作業を経ることで、今まで見過ごしていたやるべき課題や業務が見つかりやすくなります。
例えば、
『”上司に資料を提出し、確認してもらう”の行程は1つの手順だと思っていたけど、
考えたら上司は資料を確認した後フィードバックしてくれるよな・・・
ということは、フィーロバックを反映させて資料の再作成が必要だから、最低でも2日は見積もっておかないと！』
といったように考えることで、単純に手順を考えるよりも思考の展開がしやすくなり、
より精度の高い『やることリスト』を作り上げていくことができるのです。
このように、すべての『やることリスト』を抽出出来てから、
初めて実際のスケジュールに落とし込んでいく作業をすると良いでしょう！
6、シミュレーションの結果をもとに、計画を微調整する
最後のステップは先ほどのシミュレーションをもとに、計画を微調整していきます。
先ほどの例で言えば、上司からのフィードバックと資料の再提出を踏まえると、
当初１日で見積もっていた作業は2日は必要となりそうです。
そのため、『上司とのやり取りに時間がかかりそうだから、その他のやるべき課題は、
当初の計画より早く終わらせるように修正しよう』といったように、微調整をしていきましょう。
ここまでくれば、スケジュールは完璧です！
あとは、あなたがゴールを目指して『やるべきリスト』を淡々とこなしていくだけです！
逆算思考で『未来』の仕事をしよう！
今回は、逆算思考で行うプロジェクトマネジメントのフレームワークをご紹介しました！
あなた『積み上げ式』のタイプですか？
それとも、『逆算思考』のタイプでしょうか？
先にも延べたように、私はバリバリの『積み上げ式』人間です！
積み上げて積み上げて、何も成し遂げられず自己嫌悪になっちゃう生き方でした（汗）
私のような『積み上げ式』タイプで生きてきた人間には、逆算思考は
人生を変える程のインパクトのある思考法です！
私は逆算思考を取り入れることで、
『私の今までの生き方ってなんだったの！？』と思えるほど、プロジェクトマネジメントが出来るようになりました！
『積み上げ式』の生き方をしてきた私だからわかるのですが、
『積み上げ式』で生きる時、あなたは目の前の課題をこなすことに焦点を当てています。
目の前のことを一生懸命にこなすことを繰り返し、結果としてゴールにたどり着けません。
一方、『逆算思考』で生きる時、あなたは未来のゴールに焦点を当てています。
目の前の課題は、『この作業は何に繋がっているか』が分かっているので、
自分がたどり着く未来のゴールを感じながら作業をすることが出来るようになります。
逆算思考で割り出したスケジュールに則って仕事を進めているとき、私は
『あー！私は今、自分の未来を作る作業をしているんだなぁ！』と感じてとっても嬉しくなります。
『目標にたどり着けるか分からないけど、コツコツ頑張ろう！』と思っていた頃と比べると、仕事するのがとても楽しいです！
あなたが私と同じ『積み上げ式』人間なら、
今回紹介したフレームワークを取り入れて計画管理をしてみてくださいね！
きっと、その効果に驚かれるはずですよ！
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