時間投資先を決定しする2*2マトリックス

時間投資の優先度を決定する2×2マトリックス

『人間誰しも、1日の持ち時間は24時間!』

『その24時間の使い方で人生に差が生まれるのです!』

これは、時間投資の大切さを説く時に、よく用いられる表現です。
この表現自体は、あなたにとって特段、目新しいものではないかもしれません。

でも困ってしまうのは、

『時間投資をすることが大切なのはわかったけど、何をすればいいのか分からない!』、

『やりたい活動はあるけど、優先順位がつけられない!』

といった壁にぶつかってしまうことです。

そのため、『時間投資はしたいんだけど・・・やれてないんです』という状態になってしまうことも多いです。

そもそも、やりたい活動に優先順位をつけるという発想すらない場合には、手当たり次第に何でもかんでも手を出して、
全てが中途半端になるために、結局はなにも成し遂げられなかったりするケースもあるかもしれません。

そこで、今回は『時間投資の優先順位を決定する』際に用いるフレームワークをご紹介します。

このフレームワークは、仕事、恋愛、人生などあらゆるところで活用できる素晴らしいものです!
このフレームワークを取得して、あなたの生活をより充実させてくださいね!!

時間投資の優先度は、このマトリックスで整理しよう!

それでは早速、『時間投資の優先順位を決める』フレームワークについて説明しましょう。

方法はとってもシンプルです!
まずは、2×2のマトリックスを用意します。
(2×2のマトリックスとは、4つの箱をイメージしてもらうといいです)

そこにx軸とy軸をとります。
x軸は『緊急度』を、y軸は『重要度』を示します。
x軸、y軸ともに、『高い』・『低い』があるので、それぞれの要素を掛け合わせると、合計で4つの分類ができることになります。
(言葉で説明するのは、なかなか難しいのです・・・(汗) 下の図を参考にしてくださいね!)

こうして出来上がった4つの分類(カテゴリー)は、

1、『重要じゃない』×『緊急じゃない』

2、『重要じゃない』×『緊急』

3、『重要』×『緊急』

4、『重要』×『緊急』

に分けることができます。
これで時間投資の優先順位を立てるためのツールは完成です!

 

あとは、あなたの持ってる課題・業務・やりたいことをこのマトリックス上に当てはめていき、分類していくだけです!
簡単でしょ??
(以下、便宜上あなたの持ってる課題・業務・やりたいことを全て『タスク』と称します)

この4つの分類には、それぞれ優先順位があります。
あなたは、優先順位が高いカテゴリーに振り分けたからタスク時間投資を始めればいいのです!

では、実際にどのカテゴリー優先順位が高いのかを説明していきますね!
(ここでは、優先順位の低いものから順に説明していきます。)

『重要じゃない』×『緊急じゃない』

4つのカテゴリーの中で、1番重要性が低いのは『重要じゃない×緊急じゃない』です。
重要性も緊急性もないんだから、そりゃ優先順位は低いですよね(笑)

業務を例に出すと、『不要な書類をシュレッダーにかける』などがこれに当たります。
不要な書類がよほどたまっている場合は別として、シュレッダーをかけ忘れて1週間放置しても、
お客様が怒鳴り込んでくることも、上司に『てめぇ!なんでシュレッダーしないんだ!!』と怒られることもありません。

あなたがこのカテゴリーに、タスクを分類したならば、いったん、そのタスクは忘れてしまいましょう!
時間投資をするに値しないタスクだからです。
ひとまず、無視して次に行ってみましょう!!

 

『重要じゃない』×『緊急』

4つのカテゴリーの中で、2番目に重要性が低いのは『重要じゃない×緊急』です。
いわば、『別に大切な仕事ではないけれど、すぐにやった方が良い』ものです。
重要度が低いので、そもそも時間投資の優先順位は低くなるのですが、
緊急度が高い分、3番目の重要度になっている感じです。

業務を例に出すと、上司から『この書類のコピーを午後までに3部作ってほしい』と依頼された場合などがこれに当たります。
時間の制限があるので緊急度は高いのですが、あなたにとって『コピーを3部作る』のは重要なタスクではありません。
『上司の資料をコピーすることを一生懸命繰り返したら、人生が豊かになっちゃいました♪』なんてことは起こりえません。

このカテゴリーにあなたのタスクが分類された場合、
さすがに無視することはできないので、さっさとタスクを消化してしまいましょう!
もしくは時間に限りがあるなら、このカテゴリーは優先順位としては高くないので、
いったん時間をかけるのを保留するのも全然OKです!

 

『重要』×『緊急』

ここからは、いよいよ重要度の高いカテゴリーの説明になります。
4つのカテゴリーの中で2番目に重要度が高いのが『重要×緊急』です。
これはイメージがしやすいカテゴリーではないでしょうか。
なんせ、『重要』であり、『緊急』なことなんで、そりゃ『やった方が良い』に決まっているからです。

業務の例で言えば、
『クレームを申し出てくれたお客様に電話して事情を確認する』、
『午後の会議のプレゼンの用意をする』などがこれに当たります。
ここで、時間をかけることを止めてしまうと、重要性も緊急性もさらに高まり、あなたの首を絞めてしまいます。

このカテゴリーに分類された仕事は、『今まさに』やるべきタスクなので、
『ここに時間をかけるべきかな?』なんて考えている暇があったら、さっさとやりましょう!

大抵の人は、このカテゴリーのタスクをこなすことに自分の持ち時間を使っています。
あなたの身の回りを見渡してみても、
『重要じゃない』カテゴリーに時間投資している人はあまりいないと思います。(中にはいるかも知れませんが!)
むしろ、『この仕事、今日中に終わらせなきゃいけないのよ!』と
『重要×緊急』のタスクを頑張っている人が多いのではないでしょうか?

 

でも、この『重要×緊急』のタスクに時間投資をしているようでは、まだまだヒヨッコです!
時間投資のプロは、最後に残った『重要×緊急じゃない』に出来るだけ時間投資するようにしているのです!!

『重要』×『緊急じゃない』

4つのカテゴリーの中で最も大切で優先順位の高いカテゴリーは『重要×緊急じゃない』です。

一見すると、『重要×緊急』の方が、優先順位としては高く見えます。
しかし、時間投資の観点から考えると、『重要×緊急』の仕事に時間を多くとられている人は、
『追われる』仕事をしている人です。
『今日中にあれもしなきゃ、これもしなきゃ・・・あっ!ヤバいお客様に電話するの忘れてた!』といった具合です。

時間投資とは、『時間を投資して、時間の余裕を生み出す』活動なので、
『重要×緊急』のタスクをこなして毎日追われるような生活をしている人は、時間投資が上手とは言えないのです。

時間投資の観点から見て、大切なのは『緊急度が高くなる前に、重要度の高い仕事を終わらせる』ことなのです。
これこそが『重要×緊急じゃない』のカテゴリーが一番優先順位が高い理由でもあります。

ちなみに、このカテゴリーのタスクを消化することに時間をどんどん投資するとどうなると思いますか?
答えは、『重要×緊急』のカテゴリーのタスクがなくなるのです!

通常なら時間の経過とともに『重要×緊急じゃない』から『重要×緊急』へタスクは移動するのですが、
あなたがこのカテゴリーに集中すると、緊急性が増す前にタスクを消化できるので、
『重要×緊急』のタスクは突発的なモノ以外はなくなってしまいます。

すると、あなたは追われるような仕事をすることがなくなり、時間の余裕を持つことが出来ます。
ここで生まれた時間の余裕をさらに『重要×緊急じゃない』カテゴリーのタスク消化に投資すると、
ますます、あなたは時間の余裕を手に入れることが出来るようになるのです!

 

未来の仕事を"今"する快感!!

私は、この2×2マトリックスを用いて、タスクのカテゴリー分けを日常的に行っているので、
『業務に追われて大変!たまには素敵な異性に追いかけられたいわ!』なんて精神状態になることはありません。

常に余裕をもって業務の締め切りを迎えることが出来すし、先手先手で動いているので、
時間投資の優先順位付けをしていない人と比較して、業務を進めるスピードが格段に速いです!
(自分で言うと傲慢な感じがしますね・・・汗)

例えば、会議にて『来月までに〇〇について、検討し報告するように!』と宿題が出たとします。
その場合、私はこのタスクを『重要×緊急じゃない』カテゴリーに分類します。
その上で、全力で『今のうち』にこの課題をやり切ります。
なにより、タスク自体の締め切りは1か月後なので、緊急度が高くないために
『早く終わらせなきゃ!!!』というプレッシャーもなく『ふんふふーん♪』とリラックスして課題に取り組むことが出来ます。

1か月たって、会議の前にやり終えた課題を復習・修正して当日に挑みます。

一緒に会議に出ている同僚の中には直前になって、
『ヤバい!この前に出された課題って覚えてる??すっかりやるの忘れてたよ〜!!』と言っている人がいますが、
これは『重要×緊急じゃない』うちにタスクを消化できていなかったために、
タスクが『重要×緊急』のカテゴリーに移動し、業務に追われてしまう典型例です。

その同僚は『えっ!お前めっちゃ余裕なんだね!いつやったの?パパーッと終わらせたの?』と言いますが、
私は別にスピード重視でさっさと課題を終わらせたわけではありません。
その同僚にしても、私にしても課題に取り組む時間は同じだけかかります。
単に私は、緊急度の低いうちに終わらせた方が得策だと知っていて、それを実行しただけなのです。

 

私はあなたにも、ぜひこのマトリックスによる分類を利用して、自分の持っているタスクを整理することをおススメしたいです!
その中でも、『重要×緊急じゃない』ことに時間投資することだけは、もう本当に騙されたと思って、
なんなら人助けだと思って取り組んでもらいたいです!!
とっても簡単なことなのに、あなたの人生をガラリと変えてしまう力をもったタイムマネジメント手法なので、
きっと今後の人生においてず―――っとあなたの力強い味方になってくれるはずです!

では、ここで今回ご紹介したフレームワークを復習しておきましょう!

1、時間投資の優先順位は『重要度』と『緊急度』で作る2×2のマトリックスで分類する

2、『重要』×『緊急じゃない』が一番優先順位が高い。

3、『重要』×『緊急じゃない』に集中すれば、『重要』×『緊急』のカテゴリーにタスクが移らなくなる

4、まずは、現在の『重要』×『緊急』タスクを終わらせ、好循環の流れを作り出すことに注力しよう!

ここまでの理解はOKでしょうか??
ここで紹介したフレームワークを取り入れて、追われるように仕事する日々から、
余裕をもって軽やかに仕事する日々へとシフトチェンジしてくださいね!

ちなみに、『重要×緊急じゃない』タスクを日々こなしていると、私はふとあることを感じます。
それは、『あっ、私って今”、”未来”の仕事をやってるんだなぁ』ということです。

文章で上手く伝わるかわかりませんが・・・
私は『未来』に重要になる仕事を『今』こなしているので、
『今』という時間を生きながら、『未来』を先取りしている感覚になるのです。
(追われる仕事をしている人からすれば、文字通り私は彼らの『未来』を『今』生きていることになります)

これって、ものすごくワクワクして楽しい瞬間なんです。
言って良いのか分からないけど、ものすごい優越感でもあります。
『ああ、私って今を生きながら、どんどん未来を作っている!』とウットリしてしまいます。

あなたにもこの感覚を感じてもらいながら、仕事・恋愛・人生を楽しんでもらえたらなと思います!
そのために、今回ご紹介したフレームワークを活用してもらえたら、嬉しいです!

 
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