手帳活用で押さえておきたい4つのフレームワーク

知ってる人だけやっている手帳活用4つの視点

あなたは手帳を使ってスケジュール管理をしていますか?

手帳を使ってスケジュールやプロジェクトの管理を行うのは、一般のビジネスマンなら誰でもやっていることです。

しかし、あなたや私が働く医療・介護業界では細かいスケジュール管理をする必要性が少ないケースが多く、
『手帳を使っているよ!』という人でも、月間スケジュール帳を使っている人が多いと思います。

確かに『仕事ではあんまり細かいスケジュール管理は必要ないから・・・』という理由は、よ〜くわかります。

でも、『手帳を活用すること』は、あなたの生活の充実度を爆発的に高めてくれる可能性を秘めています!!
その証拠に手帳活用術に関連したビジネス書がたくさん出版されていますし、
年末が近くなると様々な新しい機能を備えた手帳が売り出されています。

やってる人はやっているけど、やってない人は全然やってない。
それが手帳活用だったりします。
そして、手帳を活用している人は、あなたの知らないところで、その恩恵を日々受けているのです!

手帳の活用術に関しては、様々な方法がネットやビジネス書で紹介されています。
それらすべてを網羅的に紹介することはできませんが、
今回はその中でも、私があなたに是非ともおススメしたい手帳活用術に関するフレームワークをご紹介します!

あなたの人生の充実度をガラリと変える力があるフレームワークなので、ぜひチェックしてくださいね!

逆算思考でスケジュールを埋めていく!

手帳活用術で何よりも大切なのが『逆算思考』でスケジュールを埋めていくことです。

通常、手帳は「今後の予定を管理する」ツールであると考えられています。
しかし、『逆算思考』で手帳を活用すれば、手帳はあなたの夢や目標を達成の支援ツールに変身します!

たとえば、あなたに達成したい目標や叶えたい夢があるとき、
『逆算思考』を用いてどのように手帳を活用していくのかというと、以下の手順を踏んでいきます。

1、あなたの目標・夢を明確にする

2、現在のあなたの状態を明確にする

3、『目標や夢』と『現在のあなた』を比較し、足りないものを明確にする

4、足りないものを埋めるためにどんなステップを踏んでいくべきか考える(=ショートゴールを設定する)

5、4で出したステップを月間スケジュールに落とし込んでいく

6、5で記載した月間のショートゴールを達成するために、どんな手順で作業を進めていくかを考え、週間スケジュールに落とし込む

このように、自分が達成したいゴールをはじめに明確化し、逆算してゴールまでのステップを設定し、
あなたがやるべき行動を週間スケジュールに落とし込んでいくのです。

 

1日のスケジュールの中で、あなたが使える時間は24時間ですが、
24時間のうちどれだけの時間を『夢を叶えるための時間』で埋めることができたかによって、
あなたの夢・目標達成のスピードが決まってくると言えるでしょう!

このほかにも、あなたが締切期限つきの課題を持っている際にも、『逆算思考』は有効です。
先ほどの手順と同じように、最終期限までの課題を解決するということをスケジュールに落とし込んだら、
そこから逆算して『じゃあ、期限の3日前にはどうなってたら良いの?5日前ならどう?』と思考を進めていくのです。
そして、自分が1日でやるべき課題が把握できたら、それを週間スケジュールに落とし込みます。

あとは、行動あるのみです!
『逆算思考』で計画が立てられていれば、あなたは迷うことなく行動することに集中できるようになりますよ!

習慣化したいものは、時間割化する

手帳活用術で次にお勧めしたいのが、スケジュールの『時間割化』です。

あなたには、『時間ができたら、これをやりたい!!』と思っている勉強や趣味はありますか?
私にとっては、『英会話の勉強』や『筋トレ』、『読書』などの活動がそれに当たります。

ここで、とても残念なお知らせなのですが・・・あなたにそんな『時間』ができることはありません。

なぜなら、『時間ができたら』と言っている時点で、
自分自身に『私がやりたいと思っている勉強や趣味は、活動の優先順位が低い』
と自己暗示を与えていることになるからです。
そのため、あなたの心は『あっ!その活動って優先順位低いのね!OK!じゃ、やらないでおくねー!』と反応します。

この現状を打開するために、『時間ができたら』という言葉を捨て、
今すぐ『あなたがやりたい』活動するための時間を24時間の中から『天引』きしてしまいましょう!

あなたも貯金に関して、
『毎月余ったら貯金するんじゃなく、はじめから天引きしないと、貯金なんてできないよ!』
という言葉を聞いたことはありませんか?

 

時間に関しても同じことが言えます。
『いつか時間ができたら(=余ったら)』なんて言っていると、いつまでたっても時間は取れません。
そのため、あなたが持っている24時間の中から、
あらかじめ何時間かを『あなたがやりたい活動のための時間』として天引きするのです。

ここで時間の天引きをする際のコツとして『スケジュールの時間割化』が役に立ちます。
例えば、あなたのスケジュールの中の21時〜24時までは『天引きされた時間』として確保しておいて、
その時間帯を1時間区切りで『時間割化』し、1コマ1コマにあなたがやりたいと思っている活動を入れていくのです。

私の場合だと・・・
子供の寝かしつけが終わる22時〜自分が就寝する25時間までが天引きされた時間になります(平日のみ)。
その時間帯を1時間1単位の時間割に見立てて、
『記事の作成』、『英語学習』、『筋トレ』、『読書』、『専門知識の習得』などの活動を当てはめています。
※この時間帯はあえて天引きして確保したものなので、その時間にほかの用事は絶対に入れないようにしています。

このように、『時間の天引き』、『時間割の作成』の2つを行うことで、
自分のやりたい勉強・趣味をやる時間を確実に&定期的に確保することができるようになります!

時間の天引きや時間割を実施する上で、ひとつ注意点があります!

それは、その時間に急な用事が入れてしまうことです。
もちろん、人それぞれに事情があるので、時間割の時間に違う用事をする事もあると思います。

でも、できる限り時間割の時間はほかの用事に取られないように努力をしましょう!!

なぜなら、この時間をフレキシブルに使ってしまうと、
『天引きした時間割化した時間』という意味が失われて、単なる『自由時間』となってしまうからです。

もし知人から『ねぇ!暇だったらカラオケ行かなーい?』と誘われても、適当な言い訳をつけて断りましょう!(おおっ!!)
あなたには、ここで『良いよー!行こう行こう!』なんて誘いに乗ってほしくありません。

アポなしであなたに誘いを入れてくるということは、
相手はあなたの(天引きした)時間の価値を軽視しているということだからです。
そして、あなたが誘いに乗るということは、あなたの時間の価値を踏みにじった相手を認めることになります。

あなたが一度、相手があなたの時間を軽視することを許してしまうと、
今後も相手はアポなしの誘いをあなたにするようになるでしょう!
それを避けるためにも、自分の時間価値を守るためにも、あなたにはアポなしの誘いを断ってもらいたいと思うのです!

視点を変えてみれば、あなたは
『いつでも暇してるよ!誘ってくれたら行くよ!』という人と、
『予定が詰まってるから、会うときは時間決めようね!』という人とでは、
どちらの人の方が『会って時間を過ごすことに価値が高い』と思いますか?
もちろん、後者の方が時間の価値が圧倒的に高いと感じるはずです!

普段から、『あいつと会うには、約束しとかなきゃ!』と思ってもらえるように、自分自身を演出しておくと良いですよ!
そして、出来ればあなたの時間価値をちゃんと認めてくれる人とお付き合いするようにすると、なお良いと思います!

休むことも投資活動

続いての手帳活用術は、『積極的休暇を取り入れる」です!

手帳の活用にハマりだすと、ある性癖にとらわれる人が多くなります。
それは…
『見て!私のスケジュール!めっちゃ埋まってるでしょ!もー、時間が充実しちゃって大変なのよ!』症候群です。
これは、今までスケジュール手帳を使ったことがない人ほど陥りやすい病気です。
(今までスケジュール管理をしたことがない人が、手帳を使いだすと嬉しくなって自慢したくなる病気です)

実は、私もこの症候群になっていました。
スケジュールや自己投資のの予定でビッシリになった手帳を見ては、満足感が込み上げてきて、
『うふふふ♪』とニヤけていました(だいぶ危ないですね・・・)

この症候群の症状で最も恐ろしいのが、スケジュールに現実味がなくなっていくことです。

スケジュールで手帳を満たしていることとが、一種の快感になってしまっているので、
『もっと、スケジュールを埋めよう!もっと予定を詰めていこう!』という衝動に駆られます。
その結果、手帳はますますビッシリと埋まっていきます。

しかし、あなたも私も人間であり、実行できる現実味のないハードスケジュールを自分に課し続けると、
いつかはダメになってしまうときが来ます。

そうならないためも、『積極的休息』という考え方が大切になります。

通常の『休息』は、
「あ〜疲れたなぁ。ちょっと休もう!」と疲れに応じて、受動的に休息をとることを選択しているのに対して、
『積極的休息』では、
疲れの有無に関わらず、自分の意志で能動的に『休息』をスケジュールの中に組み込んでいくことを言います。

これは、
『疲れてから休んでたんじゃ遅い!疲れる前から積極的に休むことでパフォーマンスを高く保とうよ!』という考えです。

具体的には、
『今週は6日連続勤務か・・・。ぜったい金曜日あたりに疲労が溜まるから、
木曜の夜はゆっくり半身浴してから、早めに寝よ〜っ!』というのが積極的休息になります。

積極的休息を取り入れるコツとしては、あなたが自分のマネージャーになったつもりで、
自分の健康管理まで含めてスケジュールを調整してみましょう!

スケジュールを埋めていく『自分』の立場だけではなく、
あなたというタレントを包括的にマネジメントする『マネージャー』の立場に立って、

『うちの子は頑張り屋だからこそ、今週は絶対に週末までに体力が切れるわね。』

『水曜日の夜のアポイントは入れないようにして、うちの子を休ませてあげよう!』

『金曜日は友人との食事で気分転換を図る時間を作ってあげよう!』

という感じで身体・精神面ともにダメになる前に、休息が取れるように『積極的休息』をスケジュールに取り組んでいきましょう!

 

風邪に関しては、「ちょっと風邪ひきかも・・・」と思った時点で、
早めに薬を飲んだり、睡眠時間を多めにとると言った対策をする人も、
スケジュールに関しては同じように行動できないことが多いです。

週間スケジュールを立てたら、ぜひこの『積極的休息』の視点をもって、
スケジュールの実行可能性に現実味があるかも確認してくださいね!

ちなみに私は毎回スケジュールを確認して『積極的休息』をどこに取り入れるか考えるのが面倒なので、
『休日の前夜は何もしない(予定を入れない)』と決めています。
普段は、仕事や自分のために時間を使っているので、
休日の前夜くらいはゆっくりと家族と過ごす時間に割り当てたいと考えているからです。
また、このように自分との約束を決めておくことで、
『やべー!今日は何もやってない』という予定を入れない罪悪感から逃れることも出来ます。

これは先に説明したスケジュールの時間割化を積極的休息にも適用しているのです。
あなたのスケジュールがある程度固定されているならば、休息自体も時間割化しておくと便利ですよ!

空き時間は明確に!

最後に紹介したい手帳活用術は『空き時間の有効活用』です。
手帳によるスケジュール管理の利点として、あなたの時間の使い使いかたが視覚的に把握できることが挙げられます。

通常は、もともと空白だった手帳に何が書かれているかに注意が行きますが、
より手帳を有効したいならば、『何も書かれていない部分』に注目しましょう!
つまり、あなたが24時間の中でどれだけの『空き時間』を持っているかを把握するのです!

そして、空き時間が把握できたなら、そこにも予定を組み込んでみましょう!

あなたは『空き時間って言っても10分くらいだよ!何もできないよ!』というかも知れません。
でも、10分の空き時間であっても、1日の中でいくつか積み重ねれば、それなりの時間になります。
『塵も積もれば山となる』の考えを空き時間の活用にも適用するのです!

私は、会議と会議の合間や訪問リハビリの移動時間など、手帳を見てどこに空白があるのかを把握しています。
そして、『空き時間に何をするか』を事前に決めています。
確かに、1回あたりに確保できる時間は短いかもしれませんが、
すべてを合計するとそれなりのアウトプットをすることが出来るようになります。

また、だらだらと1時間作業時間を取るよりも、『10分間だけしかない!』という制限の中で作業をする方が、
集中力も高まり発揮できるパフォーマンスも精度が高くなる効果もあります!

あなたが『たった5分、10分の時間で何が出来るのさ・・・』という考えだったなら
今日から視点を切り替えましょう!
『たった5分、10分もつなぎ合わせれば何時間にもなる!』と考えて、空き時間を有効活用してみてください!
あなたが思っていた以上にたくさんの作業をすることが出来るので、きっと驚かれると思います!

このような『空き時間の有効活用』をするためには、
その前段階として、手帳による空白時間の視覚的把握が大変有効になります。

どうせ手帳を見るのだから、『今日の予定はなんだっけ?』で終わらずに、
一歩進んで『今日の空き時間は何しようかな?』という気持で手帳を眺めてみてくださいね!

スケジュール管理する時間がない!?

今回は、私があなたにおススメしたい手帳活用術のフレームワークをいくつかご紹介しました。

以下に、今回紹介したフレームワークを復習しておきましょう!

1、逆算思考で「やるべきこと」を割り出しスケジュールに組み込んでいこう!

2、時間の『天引き』と『時間割化』を利用することで、あなたがやりたかったことが習慣化できる。

3、時間割は自分との約束と心得る!他人に邪魔されないようにしよう!

4、疲れる前に休む!積極的休息をスケジュール化しよう!

5、空き時間もつなぎ合わせれば、大きな時間になる!空き時間もスケジューリングしよう!

ここまでの理解はOKでしょうか??

ここでご紹介したフレームワークは、手帳活用を普段からされている方からしたら、
『うんうん!大事だよね!』とうなづいてもらえる基本的な内容なので、
あなたが手帳活用をしていないなら、ぜひ習得してくださいね!

私は手帳活用の有効性に関しては、『手帳ってすごいんだよ!』信者なので、いろんな人に布教活動を行っています(笑)
でも、スケジュール管理が苦手な人に限って、
『手帳活用が良いってのは分かったけどさ・・・スケジュール管理する時間がないんだよねぇ』
といって手帳活用に乗り気ではありません。

しかし、これは発想が逆です!
『あなたが手帳を活用しないから、いつまでたっても時間の余裕が生まれないんだよ!』と私は言いたいです。

実際に、私が手帳の使い方を指導した部下は、早ければ1か月くらいでその効果を実感できています。
今までは、『やるべき仕事』で仕事に追われていた部下が、1か月後に『やるべき仕事』を終わらせて、
『やりたい仕事』を出来るようになる姿をみていると、その効果に驚かされます。

指導した後輩が『こんなに効果があるなら、早く始めればよかったです!』と言ってくれた時、
『でしょ!でしょ!!すごいんだよ、手帳活用は!』と私はめっちゃ嬉しくなってしまいます。

あなたが手帳を活用してスケジュール管理をしたことがないなら、
あなたには『人生の質』や『仕事のパフォーマンス』を大幅に向上させるポテンシャルが秘められていることになります!
あなたには、今のあなたが小さく見えるくらいにもっと素晴らしい人生を送ることが出来る可能性があるのです!
それを知ったうえでワクワクしながら手帳活用を始めてもらえれば嬉しいなと思います!

 
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